مراجعین اصلی‌ترین سرمایه هر مرکز مشاوره هستند و مدیریت درست اطلاعات آن‌ها می‌تواند تأثیر مستقیمی بر کیفیت خدمات و موفقیت مرکز داشته باشد.

ثبت و نگهداری دقیق اطلاعات مراجعه‌کنندگان از جنبه‌های مختلفی اهمیت دارد:

1. ارائه خدمات بهتر: با دسترسی به اطلاعات دقیق و سوابق درمانی، مشاوران می‌توانند خدمات شخصی‌سازی‌شده‌تری ارائه دهند که منجر به رضایت بیشتر مراجعین خواهد شد.
2. حفظ ارتباط حرفه‌ای و پایدار: مدیریت اصولی اطلاعات کمک می‌کند تا مشاوران در هر لحظه آمادگی کافی برای تعامل مؤثر با مراجعین داشته باشند، حتی پس از گذشت مدت طولانی.
3. جلوگیری در برابر از دست رفتن فرصت‌ها: برنامه‌ریزی و پیگیری جلسات درمانی، ارسال دعوت‌نامه‌ها برای کارگاه‌ها، و یادآوری جلسات از طریق سیستم‌های مدیریت اطلاعات به‌طور مؤثری انجام می‌شود.

در گذشته، استفاده از روش‌های سنتی مانند ثبت اطلاعات بر روی کاغذ، چالش‌های متعددی را ایجاد می‌کرد. این روش‌ها اغلب مستعد گم‌شدن، عدم دسترسی سریع، و ناهماهنگی در اطلاعات بودند.

اما با پیشرفت فناوری، استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت کلینیک روانشناسی مانند “سنم”، امکان ذخیره‌سازی دیجیتال اطلاعات را فراهم کرده است. این ابزارها به مدیران مراکز مشاوره کمک می‌کنند تا:

• سوابق درمانی مراجعین را به‌صورت طبقه‌بندی‌شده ذخیره کنند.
• فرآیندهای اداری و درمانی را تسریع کنند.
• اطلاعات حساس را در فضایی امن نگهداری نمایند.