مدیریت برنامه مشاورین یکی از جنبه‌های حیاتی در کارایی و عملکرد مراکز مشاوره است. در مراکز سنتی، این فرآیند به دلیل ثبت دستی و عدم هماهنگی مؤثر بین اعضای تیم پذیرش، با چالش‌های زیادی مواجه بود. به‌عنوان مثال، مشاور ممکن بود برنامه‌ریزی شده باشد که در روزهای خاصی در مرکز حضور یابد، اما به دلایل مختلف نتواند در آن زمان حاضر شود. این مسأله باعث می‌شد که مراجعین در مرکز حضور یابند و در عین حال مشاور مورد نظر غیبت داشته باشد، که این امر نه تنها به تجربه مراجعین آسیب می‌زند، بلکه می‌تواند به کاهش اعتبار مرکز مشاوره نیز منجر شود.

نرم‌افزار مدیریت مراکز مشاوره سنم ، با هدف حل این مشکلات، سیستم جامع و کارآمدی برای مدیریت برنامه مشاورین ارائه می‌دهد. در این سیستم، هر مشاور می‌تواند برنامه حضور خود را به مدیر مرکز اعلام کند. این فرآیند به‌طور خودکار، اطلاعات مربوط به برنامه مشاور را در دسترس تیم پذیرش قرار می‌دهد. بدین ترتیب، تیم پذیرش دیگر نیازی به ثبت دستی اطلاعات در سررسید یا یادداشت‌برداری ندارد و می‌تواند با آرامش بیشتری به مدیریت مراجعین بپردازد.

یکی از ویژگی‌های کلیدی سیستم سنم این است که در صورت تغییر برنامه مشاور، تیم پذیرش به‌طور اتوماتیک از این تغییرات مطلع می‌شود. اگر مشاور اعلام کند که در یک روز خاص نمی‌تواند حضور یابد، تیم پذیرش موظف است که ابتدا وضعیت مراجعین آن روز را بررسی کرده و اقدامات لازم را انجام دهد. این امر به این معناست که دیگر نیازی به هماهنگی‌های وقت‌گیر بین اعضای تیم پذیرش نیست، زیرا سیستم به‌طور خودکار برنامه آن روز مشاور را لغو و کنسل می‌کند.

علاوه بر این، تعریف برنامه مشاور باید توسط مدیریت مرکز مشاوره یا کلینیک انجام شود. این ویژگی امنیت و کنترل بیشتری را برای مدیران فراهم می‌آورد و مانع از هرگونه تغییر ناخواسته در برنامه مشاورین می‌شود. اعضای تیم پذیرش فقط به اطلاعات برنامه مشاورین دسترسی دارند و نمی‌توانند تغییراتی در آن اعمال کنند. این موضوع به کاهش اشتباهات انسانی و بهبود کیفیت خدمات کمک می‌کند.

مدیریت برنامه مشاورین در نرم‌افزار سنم به‌گونه‌ای طراحی شده که به مدیران این امکان را می‌دهد تا برنامه‌های مشاورین را به‌راحتی تنظیم کنند و از طریق یک رابط کاربری ساده، به تمامی اطلاعات مربوط به برنامه‌های مشاورین دسترسی پیدا کنند. این امر به مدیران کمک می‌کند تا به سرعت تغییرات را اعمال کرده و از تأثیرات آن بر روی مراجعین آگاه شوند.

همچنین، سنم به مدیران این امکان را می‌دهد که گزارش‌های دقیقی از فعالیت‌های مشاورین و برنامه‌های آن‌ها تهیه کنند. این گزارش‌ها شامل اطلاعاتی درباره ساعات حضور، غیبت‌ها و میزان رضایت مراجعین از مشاورین است. این اطلاعات می‌تواند به مدیران کمک کند تا بهترین تصمیمات را در زمینه بهبود برنامه‌ریزی و تخصیص مشاورین اتخاذ کنند.

در نهایت، مدیریت برنامه مشاورین در نرم‌افزار سنم به مراکز مشاوره این امکان را می‌دهد که با استفاده از فناوری‌های نوین، به‌طور مؤثری فعالیت‌های خود را سازماندهی کنند. این سیستم نه‌تنها به بهبود تجربه مراجعین کمک می‌کند، بلکه به افزایش کارایی و رضایت مشاورین نیز منجر می‌شود. با بهره‌گیری از این ابزار، مراکز مشاوره می‌توانند به‌راحتی برنامه‌های خود را مدیریت کرده و در نتیجه خدمات بهتری را به مراجعین خود ارائه دهند.